Gedragscode

1. Inleiding

Het doel van deze Gedragscode is het vastleggen van de waarden, principes en regels die het ethisch en verantwoordelijk gedrag en de handelingen van elk van de leveranciers en fabrikanten (hierna Leveranciers genoemd) die met de COPERAMA Groep een Nominated Supplier Contract hebben geformaliseerd, moeten regelen.

Deze Gedragscode is van toepassing op alle Leveranciers die een Officieel Leverancierscontract met de COPERAMA Groep hebben afgesloten en die betrokken zijn bij de verkoop, productie, marketing, distributie en levering van producten en diensten voor de centra en hotels die rechtstreeks met de Leverancier een contract hebben afgesloten.

De leverancier neemt de nodige maatregelen om de waarden en principes die ethisch en verantwoordelijk gedrag in het kader van deze Code definiëren, in praktijk te brengen.

2. Naleving van de gedragscode

Alle Leveranciers zijn verplicht om de volgende algemene principes na te leven:

De Gedragscode kennen en hun beslissingen nemen volgens de algemene principes van:

a. Respect voor de wet
Leveranciers en al hun professionals verklaren en verbinden zich ertoe om zich te allen tijde en in alle situaties niet in te laten met gedragingen, handelingen of praktijken die als onregelmatig, onwettig, crimineel of onethisch kunnen worden beschouwd of die een gebrek aan integriteit vertonen in de ontwikkeling van hun relaties met klanten, fabrikanten, leveranciers, concurrenten, overheidsinstanties, enz.

Geen enkele Leverancier zal bij de uitvoering van zijn professionele taken bewust samenwerken met derden die een nationale of internationale wet overtreden, en zal niet met hen samenwerken bij handelingen of nalatigheden die het legaliteitsprincipe in het gedrang brengen of die, indien bekend, schadelijk kunnen zijn voor de reputatie van COPERAMA, zijn vakmensen, zijn belanghebbenden of derden in het algemeen.

b. Eerlijkheid, transparantie en vertrouwen
Leveranciers moeten eerlijk, transparant en betrouwbaar zijn in alle zakelijke relaties waarin de zakelijke belangen van COPERAMA in het geding zijn, met name in hun relaties met klanten, en zij zullen de verbintenissen die zij zijn aangegaan, nakomen.

Zij zullen ook de vertrouwelijkheid van de aan hen toevertrouwde bedrijfsinformatie beschermen, met strikte eerbiediging en zorg voor de bescherming van persoonsgegevens waartoe zij toegang hebben.

c. Integriteit
Institutionele integriteit is een kernwaarde van de bedrijfscultuur van COPERAMA. Leveranciers moeten zich te allen tijde gedragen met de grootst mogelijke integriteit op hun professionele werkterrein en moeten elke praktijk die deze integriteit in het gedrang zou kunnen brengen, afwijzen.

Leveranciers zullen onder geen enkele omstandigheid geschenken, uitnodigingen, extraatjes of andere soorten incentives aanbieden die zakelijke beslissingen van werknemers van COPERAMA, van de hotels van enig bedrijf van de NH Hotel Group inclusief derde bedrijven onder management of franchise kunnen belonen of beïnvloeden.

Leveranciers zullen elk belangenconflict tussen persoonlijke belangen en collectieve belangen vermijden of aangeven en zullen zich op een integere manier gedragen, op geen enkel moment hun eigen voordeel of dat van derden nastreven door oneigenlijk gebruik van hun positie of contacten bij COPERAMA.

Onder belangenconflict wordt verstaan de situatie waarin het persoonlijk belang van de Leverancier (of van personen die met de Leverancier verbonden zijn) rechtstreeks of onrechtstreeks zou kunnen botsen met het belang van COPERAMA.

Bovendien moeten zij op verantwoorde wijze elk teken van het bestaan van processen of handelingen die in strijd zijn met de bepalingen van deze Gedragscode melden via het daartoe door COPERAMA beschikbaar gestelde kanaal.
Schending van de Gedragscode door Leveranciers kan aanleiding geven tot beëindiging van eerder
van eerder aangegane contractuele relaties, ongeacht de eventuele burgerlijke of strafrechtelijke aansprakelijkheid van de
leverancier.

3. Principes van naleving van de gedragscode

De Leverancier moet de volgende principes bevorderen en respecteren:

Respect voor mensenrechten

De Leverancier moet de naleving van internationaal erkende mensenrechten respecteren en ervoor zorgen dat er geen schending of misbruik van deze rechten plaatsvindt in zijn bedrijfsactiviteiten.

Bijgevolg zullen alle leveranciers hun werknemers met waardigheid en respect behandelen. Fysieke
of psychologische straffen, pesterijen van welke aard dan ook en machtsmisbruik zullen onder geen enkele omstandigheid worden
onder geen enkele omstandigheid toegestaan, waarbij de fundamentele arbeidsrechten te allen tijde worden gerespecteerd.

Verbod op kinderarbeid

De Leverancier zal geen minderjarigen contracteren. Voor de toepassing van deze Code wordt een minderjarige gedefinieerd als een persoon jonger dan 16 jaar, tenzij de toepasselijke nationale wetgeving een hogere leeftijdsgrens vaststelt, in welk geval deze grens wordt gerespecteerd.

Personen tussen 16 en 18 jaar worden beschouwd als jeugdwerkers. Ze mogen geen nachtdienst draaien of onder gevaarlijke omstandigheden werken.

Dit beleid en deze procedures zijn in overeenstemming met de preventieve maatregelen van de ILO
(Internationale Arbeidsorganisatie).

Verbod op elke vorm van dwangarbeid of gedwongen arbeid

De Leverancier zal geen enkele vorm van gedwongen of onvrijwillige arbeid toestaan en moet de noodzakelijke maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat dit principe niet direct of indirect wordt geschonden.

De Leverancier mag geen identiteitsdocumenten achterhouden, aangezien werknemers vrij zijn om, met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, hun relatie met de werkgever te beëindigen.

Verbod op discriminatie in welke functie dan ook

De Leverancier zal geen enkele vorm van discriminatie toepassen op het gebied van aanname, beloning, toegang tot training, promotie, ontslag of pensionering op grond van ras, kaste, nationaliteit, religie, leeftijd, handicap, geslacht, burgerlijke staat, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakbond of politieke voorkeur of enige andere praktijk van discriminerende aard.

Naleving van maximale werktijden, vastgestelde minimumlonen en andere geldende wetgeving

De Leverancier zal de duur van de werkdag aanpassen aan de bepalingen van de toepasselijke wetgeving en/of de voorwaarden van de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst als deze gunstiger zijn voor de werknemer.

In de regel zullen Leveranciers hun werknemers niet verplichten meer dan 48 uur per week te werken. Werknemers hebben ten minste één vrije dag per periode van zeven dagen of, indien de nationale wetgeving dit toestaat, twee vrije dagen per periode van 14 dagen.

Overwerk gebeurt op vrijwillige basis en op een verantwoorde manier, rekening houdend met het aantal werknemers, de frequentie en het aantal gewerkte uren van elke werknemer afzonderlijk. Bij de betaling en uitvoering van overuren moeten de bepalingen van de toepasselijke wetgeving worden nageleefd.

Het totale aantal gewerkte uren, inclusief overwerk, mag in uitzonderlijke omstandigheden meer dan 60 uur bedragen in een periode van zeven dagen, wanneer aan alle volgende situaties wordt voldaan: i) De nationale wetgeving staat dit toe; ii) Een collectieve overeenkomst waarover vrij is onderhandeld met een vakbond staat dit toe; iii) Wanneer passende maatregelen worden genomen om de gezondheid en veiligheid van de werknemers te waarborgen; en iv) Wanneer er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden, zoals onverwachte pieken in de productie, ongevallen of noodsituaties.

De lonen en voordelen die betaald worden voor het werk moeten betaald worden en moeten voldoen aan de minimumlonen en/of nationale wettelijke normen of de standaard industrieparameter, afhankelijk van welke hoger is.

Werknemers moeten voordat ze met hun werk beginnen begrijpelijke en gedetailleerde schriftelijke informatie krijgen over hun arbeidsomstandigheden, evenals de nodige training over de preventie van beroepsrisico’s met betrekking tot de risico’s van hun werk.

Alle salarisinhoudingen met betrekking tot disciplinaire maatregelen moeten in overeenstemming zijn met de toepasselijke nationale wetgeving.

Leveranciers zullen de rechten van werknemers die zijn vastgelegd in de arbeids- en sociale wetgeving.

Garanderen dat hun werknemers hun werk uitvoeren in arbeidsomstandigheden die gezond en veilig zijn, met inachtneming van de wetgeving inzake risicopreventie

De leverancier biedt werknemers een veilige en gezonde werkplek, waarbij te allen tijde rekening wordt gehouden met voorkennis van de bedrijfstak en specifieke gevaren, en waarbij minimale omstandigheden worden gegarandeerd voor licht, ventilatie, gezondheid, hygiëne en veiligheidsmaatregelen.

Er worden passende maatregelen genomen om ongevallen of schade aan de gezondheid te voorkomen die voortvloeien uit, verband houden met of het gevolg zijn van het werk.

Werknemers krijgen regelmatig geregistreerde opleidingen op het gebied van gezondheid en veiligheid. Deze training wordt herhaald voor nieuwe of overgeplaatste werknemers.

Respect voor het recht van vereniging van werknemers, om lid te worden van een vakbond, zich te organiseren of collectief te onderhandelen zonder enige vorm van sancties

De leverancier waarborgt het recht van zijn werknemers om zich te verenigen, aan te sluiten bij een vakbond en collectief te onderhandelen.

De werknemer moet een goede houding aannemen ten opzichte van het werk van vakbonden en hun organisatorische activiteiten. Werknemersvertegenwoordigers mogen niet gediscrimineerd worden en mogen hun vertegenwoordigingstaken op de werkplek uitvoeren.

Wanneer het recht op vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen wettelijk beperkt is, zal de werknemer de ontwikkeling van parallelle vormen van vereniging en vrije en onafhankelijke onderhandelingen vergemakkelijken en niet belemmeren.

Milieuvereisten

De Leverancier verkrijgt en behoudt milieuvergunningen voor zijn bedrijfsvoering indien vereist. In het geval dat zijn activiteit afval genereert, moet dit bovendien worden gecontroleerd, gecontroleerd en verwerkt op de manier die wordt aangegeven door de betreffende wetgeving.

De Leverancier moet een preventieve aanpak hanteren gericht op milieubescherming, methoden aannemen die een grotere verantwoordelijkheid voor het milieu ten goede komen en de ontwikkeling en verspreiding van milieuvriendelijke technologieën bevorderen.

Geen enkele vorm van fraude, omkoping of corruptie wordt geaccepteerd.

Alle Leveranciers dienen zich te onthouden van elke vorm van corruptie, afpersing of omkoping die de principes van eerlijke handel zou kunnen aantasten of zou kunnen leiden tot openbare schandalen waarbij de COPERAMA Groep betrokken zou kunnen zijn.

Het aanbieden, betalen, vragen om of aanvaarden van steekpenningen of onwettige commissies, met inbegrip van faciliterende betalingen, is ten strengste verboden. Omkoping kan bestaan uit het geven of aanbieden van een geschenk, beloning, vergoeding of voordeel van welke aard dan ook aan een persoon die behoort tot een bedrijf of een overheid om een commercieel voordeel te verkrijgen of te behouden of om de ontvanger aan te moedigen tot ongepaste handelingen of om de ontvanger te belonen voor ongepaste handelingen en in gevallen waarin het niet gepast zou zijn voor de ontvanger om een dergelijk voordeel te aanvaarden. Omkoping kan ook plaatsvinden via derden die omkoping faciliteren of aanbieden, bijvoorbeeld een agent, vertegenwoordiger of tussenpersoon.

Leveranciers, vertegenwoordigers en hun werknemers moeten alle toepasselijke wetten tegen omkoping en corruptie naleven en moeten daartoe procedures hebben om te voorkomen dat werknemers of personen die verbonden zijn aan het bedrijf enige vorm van omkoping of corruptie plegen. Deze procedures moeten periodiek worden herzien om hun doeltreffendheid te garanderen.

Leveranciers verwerpen elke vorm van fraude tegen de verschillende openbare schatkisten en socialezekerheidsorganen, inclusief fraude met betrekking tot openbare hulp, fondsen en subsidies en moeten hun betalingen aan de verschillende openbare organen tijdig uitvoeren in overeenstemming met hun plichten en verplichtingen.

Leveranciers mogen in geen geval, zelf of via een tussenpersoon, in het kader van hun beroepsactiviteit enig ongerechtvaardigd voordeel of voordeel van welke aard ook ontvangen, vragen of aanvaarden, voor henzelf, voor COPERAMA of voor een derde, als tegenprestatie voor het onrechtmatig bevoordelen van een ander in commerciële relaties.

Bescherming van vertrouwelijke en bevoorrechte informatie

Leveranciers hebben uitsluitend toegang tot de informatie, zowel in fysieke als elektronische vorm, en hulpmiddelen die nodig zijn om hun taken uit te voeren, en bewaren het striktste beroepsgeheim en houden alle informatie die zij behandelen in de loop van hun professionele activiteit vertrouwelijk.

Voor deze doeleinden wordt vertrouwelijke informatie gedefinieerd als alle informatie die mondeling, schriftelijk of op enige andere wijze of in enige andere vorm openbaar kan worden gemaakt, hetzij tastbaar of ontastbaar, waartoe Leveranciers toegang kunnen hebben tijdens hun professionele activiteiten, of op enige andere wettige of onwettige wijze, met inbegrip van maar niet beperkt tot informatie met betrekking tot bedrijfsplannen, strategische plannen, producten of diensten, financiële prognoses, commerciële overeenkomsten, informatie over de omzet, klantgegevens, octrooien, handelsmerken, gebruiksmodellen en alle andere intellectuele eigendomsrechten of aanvragen voor dergelijke rechten (al dan niet geregistreerd), computerwachtwoorden, broncodes, uitvinders, processen, al dan niet grafische ontwerpen, engineering, reclame, begrotingen, financiële prognoses, kenmerken van diensten van allerlei aard die COPERAMA op de markt aanbiedt, accessoires, met inbegrip van de hardware en software die bij het beheer worden gebruikt, en alle andere informatie die COPERAMA als vertrouwelijk heeft aangemerkt of aangeduid, of informatie die eigendom is van COPERAMA of van derden.

Leveranciers mogen geen vertrouwelijke informatie inzien, gebruiken of bekendmaken tenzij zij daartoe vooraf schriftelijk zijn gemachtigd door het hoofd van de afdeling of het centrum waar zij hun diensten verlenen.

In geval van twijfel, en tenzij anders aangegeven, dienen Leveranciers de informatie waartoe zij toegang hebben in het kader van hun professionele activiteiten als voorbehouden te behandelen.

In elk geval zijn de volgende regels van toepassing met betrekking tot de behandeling van vertrouwelijke informatie:

Alle informatie zal worden beschermd en strikt vertrouwelijk worden behandeld.
Vertrouwelijke informatie wordt door Leveranciers alleen bekendgemaakt en gebruikt voor de doeleinden die hen zijn toegewezen in overeenstemming met hun arbeidsovereenkomst of hun relatie met COPERAMA. Indien de Leveranciers de hulp nodig hebben van een derde partij aan wie het nodig is de vertrouwelijke informatie bekend te maken, zullen de Leveranciers de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de informatie naar behoren wordt beschermd, door daartoe een schriftelijke en bindende geheimhoudingsovereenkomst te formaliseren die alle door de wet geboden garanties bevat.
De informatie zal niet worden gebruikt, geheel of gedeeltelijk, voor enig ander doel dan het doel dat is toegewezen aan de Leveranciers uit hoofde van hun taak.
Leveranciers zullen de informatie niet, direct of indirect, bekendmaken aan derden.
De informatie zal niet worden gekopieerd, gereproduceerd of gedupliceerd, geheel of gedeeltelijk, zonder de schriftelijke toelating van COPERAMA.
De leveranciers zullen elke onjuiste verwerking of gebruik van de vertrouwelijke informatie zo snel mogelijk melden en met COPERAMA samenwerken om deze informatie te beschermen.
Geen enkele leverancier zal informatie over COPERAMA bewaren op privécomputers of andere dragers die niet door COPERAMA ter beschikking zijn gesteld.
Indien Leveranciers informatie buiten de lokalen van COPERAMA moeten brengen om taken van hun werk of taken die inherent zijn aan hun relatie met COPERAMA uit te voeren, moet deze informatie worden teruggegeven zodra de buiten de lokalen uitgevoerde taken zijn beëindigd.

Leveranciers zullen te allen tijde vermijden om persoonlijk of via een tussenpersoon voordeel te halen uit elke mogelijkheid om winst te verkrijgen waarvan zij kennis krijgen tijdens de uitvoering van hun taken. Bovendien gelden voor alle aangelegenheden die hieronder niet worden vermeld, de bepalingen van de Interne Gedragsregels van COPERAMA op de Effectenmarkten, die beschikbaar zijn op de corporate website van de Onderneming.

Behandeling van informatie

Leveranciers moeten informatie op een waarheidsgetrouwe, volledige en begrijpelijke manier overbrengen. Leveranciers mogen in geen geval opzettelijk onjuiste, onnauwkeurige of onnauwkeurige informatie verstrekken.

In dit verband zullen Leveranciers zich onthouden van:

Het bijhouden van een administratie van transacties op een niet in de officiële boeken opgenomen boekhouding.
Het bijhouden van verschillende boekhoudkundige overzichten die betrekking hebben op dezelfde activiteit en boekhoudperiode en die de werkelijke situatie van het bedrijf verhullen of simuleren.
Het registreren van uitgaven, inkomsten, activa of passiva die niet bestaan of niet overeenkomen met de werkelijkheid.
Zakelijke activiteiten, handelingen, operaties of, in het algemeen, economische transacties niet invoeren in de verplichte boeken of invoeren met andere cijfers dan de werkelijke cijfers.
Boekingen doen in de boekhouding met een onjuiste indicatie van hun doel.
Het gebruiken en verstrekken van valse documenten of valse informatie.
Het opzettelijk vernietigen van documenten voor het einde van de wettelijk vastgestelde termijn.

4. Procedure voor het melden, behandelen en oplossen van inbreuken op deze gedragscode

Aangezien alle Leveranciers deze Gedragscode moeten naleven en ertoe moeten bijdragen, heeft COPERAMA een procedure opgesteld die het mogelijk maakt om elke inbreuk op de in deze Gedragscode uiteengezette principes vertrouwelijk en zonder vrees voor represailles te melden.

De schending moet te goeder trouw worden gemeld en mag niet louter gebaseerd zijn op vermoedens of veronderstellingen. Frauduleus, duidelijk roekeloos, beledigend of kwaadwillig gebruik van het Klokkenluiderskanaal kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen en/of het instellen van rechtsvorderingen door COPERAMA, onverminderd eventuele rechtsvorderingen waarop de betrokken partij recht heeft.

De procedure voor het melden en afhandelen van mogelijke schendingen van de Gedragscode wordt beheerd door de SVP – Senior Vice President of Auditing van de NH Hotel Group (hierna, “Ethics Officer”).

Deze persoon handelt onafhankelijk en rapporteert regelmatig aan de Compliance Commissie en de Audit- en Controlecommissie van NH.
Overtredingen moeten bij voorkeur per e-mail worden gemeld via een speciaal daarvoor bestemd kanaal, codeofconduct@coperama.com.

De Ethics Officer analyseert de voorgelegde informatie, vraagt de overeenkomstige bewijzen op en legt de resultaten van het onderzoek voor aan de Raad van Bestuur van COPERAMA en het Compliance Committee van NH.

Opdat een gemelde inbreuk wordt ontvangen en als geldig wordt beschouwd, moeten de volgende elementen
aanwezig zijn:

Identificatiegegevens van de persoon die de inbreuk meldt.
Juiste en precieze argumenten of bewijzen ter ondersteuning van de claim.
De gemelde persoon of groep.

De procedure garandeert vertrouwelijkheid in alle fasen en afwezigheid van represailles. De Ethics Officer ondertekent een geheimhoudingsverklaring die, in geval van schending, kan leiden tot schadevergoedingsacties die passend worden geacht.

Iedereen die advies vraagt of een incident wil melden, wordt met respect en waardigheid behandeld, in overeenstemming met de volgende principes:

Vertrouwelijkheid: De gegevens en verklaringen worden onderzocht onder strikte vertrouwelijkheid. In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving kunnen overtredingen niet anoniem worden gemeld, hoewel de grootst mogelijke vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd in alle fasen van het onderzoeksproces.

Volledigheid: De informatie die wordt ontvangen over mogelijke schendingen van de Gedragscode of andere interne of externe regelgeving zal in detail en volledig worden onderzocht om de juistheid van de gemelde situatie vast te stellen.
Respect en waardigheid: Iedereen die advies vraagt of een incident wil melden, wordt met het grootste respect en waardigheid behandeld, waarbij de fundamentele rechten van de personen die betrokken zijn bij mogelijke schendingen te allen tijde worden gerespecteerd. Voordat de gemelde geschillen worden geëvalueerd, hebben de betrokken derden en/of werknemers het recht om de redenen en uitleg te geven die zij nodig achten.
Motivering: Elke beslissing moet worden genomen op gemotiveerde, evenredige en gepaste wijze, rekening houdend met de omstandigheden en de omgeving waarin de gebeurtenissen hebben plaatsgevonden.

Wij verwachten van Leveranciers dat zij op een professionele manier handelen in overeenstemming met de hoogste normen van integriteit. Het gebruik van het Klokkenluiderskanaal moet in overeenstemming zijn met deze verantwoordelijkheid.

5. Aanvaarding van de gedragscode

Alle Leveranciers moeten deze Code aanvaarden en zich ertoe verbinden deze na te leven en deze Code bekendmaken aan hun werknemers. Voor dit doel zullen Leveranciers interne processen implementeren om de nodige principes en waarden in praktijk te brengen om ethisch en verantwoordelijk gedrag onder deze Gedragscode te garanderen.

Door deze Code te aanvaarden, stemmen Leveranciers ermee in dat zij automatisch gebonden zijn aan alle latere aanpassingen of updates van dit document die naar behoren aan hen zullen worden meegedeeld.