Código de
conducta de proveedores
1. Introducción
El presente Código de Conducta tiene como objetivo determinar los valores, principios y normas que deben regir el comportamiento ético y responsable y la actuación de cada uno de los proveedores y fabricantes (en adelante, Proveedores) que hayan suscrito un Acuerdo de Proveedor Homologado con el Grupo COPERAMA.
El presente Código de Conducta se aplicará a todos los Proveedores que hayan suscrito un Acuerdo de Proveedor Homologado con el Grupo COPERAMA y que intervengan en los procesos de venta, fabricación, comercialización, distribución y entrega de productos y servicios para los centros y hoteles que contraten directamente con el Proveedor.
El Proveedor adoptará las medidas necesarias para hacer efectivo el conjunto de valores, principios que definen un comportamientos ético y responsable bajo el presente Código.
2. Compliance with the code of conduct
Todos los Proveedores están obligados al cumplimiento de las siguientes principios generales:
1. Conocer el Código de Conducta y tomar sus decisiones de acuerdo a los principios generales de:
a. Respeto por la ley
Los Proveedores y todos sus profesionales, manifiestan y se comprometen siempre y en cualquier situación a no realizar conductas, comportamientos o prácticas que puedan considerarse irregulares, ilegales, delictivas o poco éticas o íntegras en el desarrollo de sus relaciones con clientes, fabricantes, suministradores, competidores, autoridades públicas, etc.
En el desarrollo de sus labores profesionales ningún Proveedor colaborará conscientemente con terceros en la violación de ninguna ley, tanto nacional como internacional, ni cooperará con ellos en acciones u omisiones que comprometan el principio de legalidad o que puedan, de ser conocidas, dañar la reputación de COPERAMA, de sus profesionales, de sus grupos de interés o de terceros en general.
b. Honestidad, transparencia y confianza
Los Proveedores deberán ser honestos, transparentes y dignos de confianza en todas las relaciones de negocio en las que haya intereses de COPERAMA en juego, especialmente en sus relaciones con clientes, y cumplirán con los compromisos adquiridos.
Igualmente, protegerán la confidencialidad de la información de la Compañía que les ha sido confiada, con escrupuloso respeto y cuidado en materia de protección de datos de carácter personal a los que tuvieran acceso.
c. Integridad
La integridad institucional es un valor clave de la cultura empresarial existente en COPERAMA. Los Proveedores habrán de comportarse siempre con la máxima integridad en su ámbito profesional, rechazando cualquier tipo de práctica que pudiera atentar contra ella.
En ningún caso los Proveedores ofrecerán regalos, invitaciones, prebendas u otro tipo de incentivos que puedan recompensar o influir en una decisión empresarial a los empleados de Coperama, de los hoteles de cualquier sociedad del Grupo NH incluidas las sociedades de terceros que estuvieran en régimen de gestión o franquicia.
Los Proveedores evitarán o declararán cualquier conflicto de intereses que pueda anteponer prioridades personales a las colectivas y se comportarán con rectitud e integridad, sin buscar en ningún caso beneficio propio o de terceros a través del uso indebido de su posición o contactos en COPERAMA.
Se entiende por conflicto de interés la situación en la que puedan colisionar de manera directa o indirecta el interés personal del Proveedor (o de las personas vinculadas a él) y el interés de COPERAMA.
2. Adicionalmente, deberán comunicar de forma responsable cualquier indicio de existencia de procesos y actuaciones que contravengan lo dispuesto en el presente Código de Conducta, a través del canal habilitado a tal efecto por COPERAMA.
3. El incumplimiento por parte de los Proveedores del Código podría dar lugar a la resolución de las relaciones contractuales previamente establecidas, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que puedan corresponder al Proveedor.
3. Principios de cumplimiento del código de conducta
El Proveedor deberá promover y respetar los siguientes principios:
- Respeto a los Derechos Humanos
El Proveedor deberá respetar el cumplimiento de los derechos humanos internacionalmente reconocidos y asegurarse de no defraudar ni incurrir en abusos de estos derechos dentro de sus operaciones de negocio.
Por consiguiente, todo proveedor tratará con dignidad y respeto a sus empleados. En ningún caso estará permitido el castigo físico o psíquico, el acoso de ningún tipo ni el abuso de poder, respetando en todo caso sus derechos laborales básicos.
- Prohibición de trabajo infantil
El Proveedor no contratará a menores de edad. Bajo este Código se define menor de edad a aquella persona con edad inferior a 16 años cumplidos, salvo que la legislación nacional aplicable establezca un límite de edad superior, en cuyo caso se respetará dicho límite.
Las personas con edades comprendidas entre 16 y 18 años cumplidos, se considerarán trabajadores juveniles. Estos no deberán trabajar en turnos nocturnos ni bajo condiciones peligrosas.
Estas políticas y procedimientos se ajustarán a las medidas preventivas de la OIT (Organización Internacional del Trabajo).
- Prohibición de cualquier tipo de trabajo forzoso o realizado bajo coacción
El Proveedor no permitirá ninguna forma de trabajo forzado ni involuntario debiendo adoptar las medidas necesarias para asegurarse de que este principio no se vulnera directa o indirectamente.
El Proveedor no podrá realizar retenciones de documentación acreditativa de su identidad, puesto que tienen libertad, previo aviso razonable, para terminar su relación con el empleador.
- Prohibir la discriminación en cualquier tipo de puesto de trabajo
El Proveedor ajustará la duración de la jornada laboral a lo dispuesto en la legislación aplicable y/o a lo establecido en el convenio colectivo que les sea de aplicación si éste fueran más favorables para el trabajador.
Como regla general, los Proveedores no exigirán a sus empleados trabajar, más de 48 horas a la semana. Los trabajadores deberán contar como mínimo con un día libre por cada período de siete días o, cuando la legislación nacional lo permita, dos días libres por cada período de 14 días.
En cuanto a las horas extraordinarias, éstas serán voluntarias y se realizarán de forma responsable, teniendo en cuenta la plantilla, la frecuencia y las horas trabajadas por cada trabajador de manera individual. La liquidación y realización de las horas extras deberá ser respetando lo establecido en la legislación aplicable.
El total de horas de trabajo, incluyendo las horas extraordinarias, podrá superar las 60 horas en cualquier período de siete días en circunstancias excepcionales cuando se den todas las situaciones siguientes: i) La legislación nacional lo permite; ii) Cuando lo permita un convenio colectivo que haya sido negociado libremente con un sindicato; iii) Cuando se tomen las medidas oportunas para salvaguardar la salud y la seguridad de los trabajadores; y iv) Cuando concurran circunstancias excepcionales como, por ejemplo, picos de producción inesperados, accidentes o emergencias.
Los salarios y beneficios pagados por el trabajo deben satisfacer y respetar los salarios mínimos y/o estándares legales nacionales o el parámetro estándar de la industria, atendiendo al que sea más elevado.
Se deberá proporcionar a los trabajadores, antes de que se incorporen al puesto de trabajo, información detallada comprensible y por escrito sobre sus condiciones laborales, así como la formación necesaria sobre los riesgos de su trabajo en materia de prevención de riesgos laborales.
Todas las deducciones salariales con ocasión de medidas disciplinarias deberán ser conforme a la legislación nacional aplicable.
Los Proveedores no menoscabarán los derechos de los trabajadores reconocidos en las legislaciones laborales y de seguridad social.
- Respetar los horarios máximos de trabajo, sueldos mínimos establecidos y resto de legislación vigente
El Proveedor adaptará la duración de la jornada laboral a lo dispuesto en la legislación aplicable y/o a los términos y condiciones del convenio colectivo aplicable si estos últimos son más favorables para el trabajador.
Los Proveedores no recortarán los derechos de los trabajadores reconocidos en la legislación laboral y de Seguridad Social.
social.
- Garantizar que sus empleados desarrollan su trabajo en condiciones laborales de seguridad, salud y respetando la legislación de prevención de riesgos
El Proveedor deberá proporcionar a los trabajadores un lugar de trabajo seguro y saludable, teniendo siempre en cuenta el conocimiento previo de la industria y los peligros específicos, garantizando unas condiciones mínimas de luz, ventilación, medidas de salubridad, higiene, y de seguridad.
Se adoptarán las medidas adecuadas para prevenir accidentes o daños a la salud derivados del trabajo, asociado con él o como resultado de él.
Los trabajadores recibirán formación en seguridad y salud regular y registrada. Esta formación se repetirá en el caso de nuevos trabajadores o trabajadores reasignados.
- Respetar los derechos de los empleados a asociarse, sindicarse, organizarse o negociar colectivamente sin que sufran por ello ninguna clase de sanción
El Proveedor garantizará a sus trabajadores los derechos de asociación, afiliación y negociación colectiva.
El empleador debe adoptar una buena disposición hacia el trabajo de los sindicatos y sus actividades organizativas. Los representantes de los trabajadores no deben sufrir discriminación y se les permitirá llevar a cabo sus funciones representativas en el lugar de trabajo.
Cuando el derecho a la libertad de asociación y a la negociación colectiva sea restringido por la ley, el empleador facilitará y no dificultará el desarrollo de formas paralelas de asociación y negociación libre e independiente.
- Requisitos ambientales
El Proveedor deberá obtener y mantener los permisos ambientales para la operatividad de su empresa en caso de ser requeridos. Asimismo, en caso de que su operativa genere desperdicios, éstos deberán ser supervisados, controlados y tratados de la manera en la que la legislación correspondiente lo indique.
El Proveedor deben mantener un enfoque preventivo orientado al desafío de la protección medioambiental, adoptar métodos que beneficien una mayor responsabilidad ambiental y favorecer el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
- No se admite ningún tipo de fraude, soborno o corrupción
Todo Proveedor deberá evitar ser partícipe de cualquier tipo de corrupción, extorsión o soborno que pudiese llegar a afectar a los principios del comercio justo o derivar en escándalos públicos en los que el Grupo COPERAMA pueda verse afectado.
Se prohíbe estrictamente ofrecer, pagar, solicitar o aceptar sobornos o comisiones ilícitas, incluidos los pagos facilitadores. Mediante un soborno se puede dar u ofrecer cualquier tipo de regalo, recompensa, compensación o ventaja a una persona perteneciente a una empresa o gobierno a fin de obtener o retener una ventaja comercial o de impulsar o recompensar al destinatario por acciones impropias y en casos en los que no sería correcto que el destinatario aceptase tal beneficio. El soborno también se puede dar a través de terceros que facilitan u ofrecen un soborno, p. ej., un agente, representante o intermediario.
Los Proveedores, representantes y sus empleados deben cumplir con todas las leyes contra el soborno y la corrupción aplicables y para ello deberán disponer de procedimiento implantados para prevenir que los empleados o las personas asociadas a la empresa cometan cualquier tipo de soborno o corrupción. Dichos procedimientos deberán ser revisados periódicamente para garantizar su eficacia.
El Proveedor rechaza cualquier forma de fraude a las distintas Haciendas Públicas y organismos de la Seguridad Social, incluido el fraude de ayudas, fondos y subvenciones públicas y deberá estar al corriente en sus pagos a los distintos organismos públicos en cumplimiento de sus deberes y obligaciones.
En ningún caso el Proveedor, por sí o por persona interpuesta, recibirán, solicitarán o aceptarán en el ejercicio de su desempeño profesional un beneficio o ventaja no justificados de cualquier naturaleza, para sí, para COPERAMA o para un tercero, como contraprestación para favorecer indebidamente a otro en las relaciones comerciales.
- Protección de la información confidencial y privilegiada
El Proveedor tendrá únicamente acceso a la información, tanto en formato físico como electrónico, y herramientas necesarias para el desempeño de sus funciones, debiendo mantener el más estricto secreto profesional y guardar confidencialmente toda la información que manejan en el curso de su labor profesional.
A estos efectos se define como información confidencial cualquier información susceptible de ser revelada de palabra, por escrito o por cualquier otro medio o soporte, tangible o intangible, a la que pudiera tener acceso el Proveedor durante su actividad profesional, o por cualquier otro medio lícito o ilícito, incluyendo, de forma meramente enunciativa, la información relacionada con planes de negocio, planes estratégicos, productos o servicios, previsiones financieras, acuerdos comerciales, información sobre facturación, datos de clientes, patentes, marcas, modelos de utilidad y cualesquiera otros derechos de propiedad intelectual o industrial o solicitudes de los mismos (se hallen registrados o no), contraseñas informáticas, códigos fuente, invenciones, procesos, diseños, sean o no gráficos, ingeniería, publicidad, presupuestos, previsiones financieras, elementos característicos de los servicios de todo tipo que COPERAMA ofrezca en el mercado, accesorios, incluyendo el hardware y software empleado en la gestión, así como cualquiera otra información que señale o designe COPERAMA como confidencial, propiedad de COPERAMA o de terceros.
El Proveedor no podrá acceder, utilizar o revelar la información confidencial a no ser que hayan sido debidamente autorizados previamente por escrito para hacerlo por el responsable del área o centro donde se encuentren prestando sus servicios.
En caso de duda, y a menos que se indique lo contrario, los Proveedores deberán considerar reservada la información a la que tuvieran acceso en el desempeño de sus actividades profesionales.
En todo caso serán de aplicación las siguientes reglas en cuanto al manejo de la información confidencial:
- Toda la información será protegida y mantenida de forma estrictamente confidencial.
- La información confidencial solamente será desvelada y utilizada por el Proveedor para los fines que tuviera asignado conforme a su contrato laboral o la relación que le vincule con COPERAMA. En el caso de que el Proveedor requiriera la asistencia de un tercero y fuera necesario revelarle la información confidencial, el Proveedor tomará las medidas necesarias para que la información sea debidamente protegida, suscribiendo a tal efecto un contrato escrito y vinculante de confidencialidad con todas las garantías que la ley ofrece.
- La información no será utilizada, total o parcialmente, para un fin distinto del que el Proveedor tuviera asignado en función de su labor.
- El Proveedor no desvelará, directa o indirectamente, la información a terceras personas.
- La información no será copiada, reproducida o duplicada, total o parcialmente, sin la autorización escrita de COPERAMA.
- El Proveedor notificará a la mayor brevedad posible cualquier tratamiento o uso incorrecto de información confidencial, cooperando con COPERAMA a fin de proteger dicha información.
- Ningún Proveedor guardará información sobre COPERAMA en ordenadores privados u otros medios no proporcionados por COPERAMA.
- En el caso de que el Proveedor tuviera que llevar información fuera de las instalaciones de COPERAMA para realizar tareas laborales o las que sean inherentes a su relación con COPERAMA, deberá devolver dicha información una vez se hubieran terminado las tareas realizadas fuera de las instalaciones.
El Proveedor evitará en todo caso beneficiarse personalmente, o a través de persona interpuesta, de cualquier oportunidad de lucro de la que tuviera conocimiento durante el desempeño de sus tareas. Asimismo, y en todo lo no previsto en este apartado, se estará a lo recogido en el Reglamento Interno de Conducta de COPERAMA en los Mercados de Valores, disponible en la página web corporativa de la Sociedad.
- Manipulación de la información
El Proveedor debe transmitir la información de forma veraz, completa y comprensible. En ningún caso el Proveedor proporcionarán a sabiendas información incorrecta, inexacta o imprecisa.
En este sentido el Proveedor se abstendrá de:
- Llevar un registro de operaciones en soportes extracontables no registradas en libros oficiales.
- Llevar contabilidades distintas que, referidas a una misma actividad y ejercicio económico, oculten o simulen la verdadera situación de la empresa.
- Registrar gastos, ingresos, activos o pasivos inexistentes o que no se ajusten a la realidad.
- No anotar en los libros obligatorios negocios, actos, operaciones o, en general, transacciones económicas, o anotarlas con cifras distintas a las verdaderas.
- Realizar asientos de apuntes en los libros de contabilidad con indicación incorrecta de su objeto.
- Utilizar y facilitar documentos falsos o información falsa.
- Destruir deliberadamente documentos antes del plazo previsto por la ley.
4. Procedimiento para notificar, tramitar y resolver denuncias de este código de conducta
Dado que todos los Proveedores deben cumplir y contribuir al cumplimiento del presente Código, COPERAMA ha establecido un procedimiento que permite notificar de forma confidencial y sin temor a represalias cualquier incumplimiento de los principios recogidos en el presente Código.
La denuncia deberá hacerse de buena fe y no estar formulada en base a meras conjeturas o suposiciones. La utilización fraudulenta, manifiestamente temeraria, abusiva o con absoluta mala fe del Canal de Denuncias podrá dar lugar al ejercicio de acciones disciplinarias y/o en su caso al ejercicio de acciones legales por COPERAMA, todo ello sin perjuicio de las acciones legales que pudieran corresponder al afectado.
El procedimiento de notificación y tratamiento de posibles incumplimientos y denuncias del Código de Conducta será administrado por el SVP – Senior Vice President de Auditoría del Grupo NH (en adelante, el “Gestor de las Denuncias”).
Esta persona actuará de forma independiente dando cuenta de su actividad de forma regular al Comité de Cumplimiento y a la Comisión de Auditoría y Control de NH.
Las denuncias se cursarán preferentemente por vía electrónica en un canal habilitado expresamente al efecto, codeofconduct@coperama.com.
El Gestor de las Denuncias analizará la información presentada, solicitará las pruebas correspondientes y presentará los resultados de la investigación al Consejo de Administración de COPERAMA y al Comité de Cumplimiento de NH
Para poder recibir y dar por válida una denuncia deberán existir los siguientes elementos:
• Datos identificativos del Denunciante.
• Argumentos o pruebas veraces y precisas que soporten al denuncia.
• Persona o colectivo denunciado.
El procedimiento asegurará la confidencialidad en todas sus fases y la no represalia. El Gestor de Denuncias firmará un Acuerdo de Confidencialidad que, en caso de incumplimiento, podrá ocasionar las demandas por daños y perjuicios que se estimen oportunas.
Quienes soliciten consejo o quieran comunicar un incidente serán tratados con respeto y dignidad, de acuerdo a los siguientes principios:
• Confidencialidad: Los datos y las declaraciones realizadas se examinarán con la más estricta confidencialidad. En cumplimiento de la legislación aplicable, las denuncias no pueden ser anónimas, si bien se garantiza la máxima confidencialidad durante todas las fases del proceso de investigación.
• Exhaustividad: La información recibida sobre potenciales incumplimientos del Código de Conducta o cualquier otra normativa interna o externa será investigada detallada y completamente para determinar la veracidad de la situación declarada.
• Respeto y Dignidad: Quienes soliciten consejo o quieran comunicar un incidente serán tratados con el máximo respeto y dignidad, respetándose en todo momento los derechos fundamentales de aquellas personas involucradas en potenciales incumplimientos. Antes de realizar valoraciones sobre las situaciones declaradas, los terceros y/o empleados afectados tendrán el derecho de trasladar las razones y explicaciones que juzguen necesarias.
• Fundamento: Cualquier decisión deberá ser adoptada de forma razonada, proporcionada, apropiada y considerando las circunstancias y entorno de los hechos.
Esperamos que los Proveedores actúen de forma profesional y de acuerdo a los más elevados estándares de integridad. El uso del Canal de Denuncias debe ser consistente con esta responsabilidad.
5. Aceptación del código de conducta
Todos los Proveedores deben aceptar y hacer suyo este Código y deberán dar a conocer este Código a sus empleados. Para ello, el Proveedor implementará los procesos internos para poner en práctica los principios y valores necesarios que garanticen el cumplimiento de un comportamiento ético y responsable conforme a este Código de Conducta.
Con la aceptación del presente Código, el Proveedor acepta que automáticamente quedará vinculado a posteriores adaptaciones o actualizaciones del presente documento que serán debidamente comunicadas al Proveedor.