Codice di condotta

Introduzione

Il presente Codice di Condotta ha lo scopo di determinare i valori, i principi e le regole che disciplinano il comportamento etico e responsabile e le azioni di ciascuno dei fornitori e produttori (di seguito, Fornitori) che hanno formalizzato un Contratto di Fornitura Nominativa con il Gruppo COPERAMA.

Il presente Codice di Condotta sarà applicabile a tutti i Fornitori che hanno formalizzato un Contratto di Fornitura Nominativa con il Gruppo COPERAMA e che sono coinvolti nei processi di vendita, produzione, commercializzazione, distribuzione e consegna di prodotti e servizi per i centri e gli hotel che contrattano direttamente con il Fornitore.

Il Fornitore adotterà le misure necessarie per mettere in pratica l’insieme di valori e principi che definiscono i comportamenti etici e responsabili previsti dal presente Codice.

Conformità al codice di condotta

Tutti i Fornitori sono tenuti a rispettare i seguenti principi generali:

1. Conoscere il Codice di Condotta e prendere le proprie decisioni in base ai principi generali di:

a. Rispetto della legge I Fornitori e tutti i loro professionisti dichiarano e si impegnano, in ogni momento e in ogni situazione, a non assumere condotte, comportamenti o pratiche che possano essere considerate irregolari, illegali, criminali o non etiche o prive di integrità nello sviluppo dei loro rapporti con clienti, produttori, fornitori, concorrenti, autorità pubbliche, ecc.

Nello svolgimento dei propri compiti professionali, nessun Fornitore collaborerà consapevolmente con terzi in violazione di qualsiasi legge, sia nazionale che internazionale, e non coopererà con loro in azioni od omissioni che compromettano il principio di legalità o che, se conosciute, possano essere dannose per la reputazione di COPERAMA, dei suoi professionisti, dei suoi stakeholder o dei terzi in generale.

b. Onestà, trasparenza e fiducia I fornitori devono essere onesti, trasparenti e degni di fiducia in tutte le relazioni d’affari in cui sono in gioco gli interessi commerciali di COPERAMA, in particolare nei rapporti con i clienti, e rispettare gli impegni assunti.

Inoltre, essi proteggeranno la riservatezza delle informazioni aziendali che sono state loro affidate, con un rigoroso rispetto e attenzione alla protezione dei dati personali a cui hanno accesso.

c. IntegritàL’integrità istituzionale è un valore chiave della cultura aziendale di COPERAMA. I fornitori devono comportarsi sempre con la massima integrità nella loro sfera d’azione professionale, rifiutando qualsiasi tipo di pratica che possa comprometterla.

I fornitori non offriranno in nessun caso regali, inviti, vantaggi o altri tipi di incentivi che possano premiare o influenzare le decisioni commerciali dei dipendenti di Coperama, degli hotel di qualsiasi società del Gruppo NH Hotel, comprese le società terze in gestione o in franchising.

I fornitori eviteranno o dichiareranno qualsiasi conflitto di interessi tra interessi personali e interessi collettivi e si comporteranno in modo retto e con integrità, non cercando mai di ottenere vantaggi propri o di terzi attraverso l’uso improprio della loro posizione o dei loro contatti in COPERAMA.

Per conflitto di interessi si intende la situazione in cui l’interesse personale del Fornitore (o di persone ad esso collegate) possa entrare in conflitto, direttamente o indirettamente, con l’interesse di COPERAMA.

2. Inoltre, essi sono tenuti a segnalare responsabilmente qualsiasi segnale dell’esistenza di processi o azioni che violino le disposizioni del presente Codice di Condotta, attraverso il canale abilitato a tal fine da COPERAMA.
3. La violazione del Codice da parte dei Fornitori potrà comportare la risoluzione dei rapporti contrattuali precedentemente instaurati, ferme restando le eventuali responsabilità civili o penali del Fornitore.

Principi di osservanza del codice di condotta

Il Fornitore deve promuovere e rispettare i seguenti principi:

Rispetto dei diritti umani

Il Fornitore deve rispettare l’osservanza dei diritti umani riconosciuti a livello internazionale e garantire che la violazione o l’abuso di tali diritti non avvenga nelle sue operazioni commerciali.

Di conseguenza, tutti i fornitori tratteranno i propri dipendenti con dignità e rispetto. Punizioni fisiche o psicologiche, molestie di qualsiasi tipo e abusi di potere non saranno consentiti in nessuna circostanza, rispettando sempre i diritti fondamentali del lavoro.

Divieto di lavoro minorile

Il Fornitore non assumerà minori. Ai fini del presente Codice, per minore si intende una persona di età inferiore ai 16 anni, a meno che la legislazione nazionale applicabile non stabilisca un limite di età superiore, nel qual caso tale limite sarà rispettato.

Le persone di età compresa tra i 16 e i 18 anni saranno considerate operatori giovanili. Non devono lavorare in turni notturni o in condizioni di pericolo.

Queste politiche e procedure saranno conformi alle misure preventive dell’ILO (Organizzazione Internazionale del Lavoro).

Divieto di qualsiasi tipo di lavoro forzato o coercitivo

Il Fornitore non consentirà alcuna forma di lavoro forzato o involontario e dovrà adottare le misure necessarie per garantire che questo principio non venga violato direttamente o indirettamente.

Il Fornitore non può trattenere i documenti di identità, in quanto i dipendenti sono liberi, con un ragionevole preavviso, di interrompere i rapporti con il datore di lavoro.

Divieto di discriminazione in qualsiasi mansione

Il Fornitore non applicherà alcun tipo di pratica discriminatoria nella contrattazione, nella retribuzione, nell’accesso alla formazione, nella promozione, nel licenziamento o nel pensionamento, per motivi di razza, casta, nazionalità, religione, età, disabilità, sesso, stato civile, orientamento sessuale, appartenenza a un sindacato o affiliazione politica o qualsiasi altra pratica di natura discriminatoria.

Rispetto dell’orario massimo di lavoro, dei salari minimi stabiliti e di altre normative vigenti.

Il Fornitore adeguerà la durata della giornata lavorativa alle disposizioni della legislazione vigente e/o ai termini e alle condizioni del contratto collettivo applicabile, se questi ultimi sono più favorevoli al lavoratore.

Di norma, i Fornitori non richiederanno ai propri dipendenti di lavorare più di 48 ore alla settimana. I lavoratori devono avere almeno un giorno di riposo per ogni periodo di sette giorni o, quando la legislazione nazionale lo consente, due giorni di riposo per ogni periodo di 14 giorni.

Per quanto riguarda il lavoro straordinario, esso sarà volontario e verrà effettuato in modo responsabile, tenendo conto del numero di dipendenti, della frequenza e delle ore lavorate da ogni singolo lavoratore. Il pagamento e l’esecuzione degli straordinari devono rispettare le disposizioni stabilite dalla legislazione vigente.

Il numero totale di ore lavorate, compresi gli straordinari, può superare le 60 ore in un periodo di sette giorni in circostanze eccezionali, quando si verificano tutte le seguenti situazioni: i) la legislazione nazionale lo consente; ii) un contratto collettivo negoziato liberamente con un sindacato lo consente; iii) quando vengono adottate misure appropriate per salvaguardare la salute e la sicurezza dei lavoratori; e iv) quando si verificano circostanze eccezionali, come picchi di produzione imprevisti, incidenti o emergenze.

I salari e i benefici pagati per il lavoro devono essere corrisposti e devono rispettare i salari minimi e/o gli standard legali nazionali o il parametro standard del settore, a seconda di quale sia più alto.

Prima di iniziare il lavoro, i lavoratori devono ricevere informazioni scritte dettagliate e comprensibili sulle loro condizioni di lavoro, nonché la necessaria formazione in materia di prevenzione dei rischi professionali.

Tutte le detrazioni dallo stipendio in relazione a misure disciplinari devono essere conformi alla legislazione nazionale applicabile.

I fornitori non ridurranno i diritti dei lavoratori riconosciuti dalla legislazione sul lavoro e sulla previdenza sociale.

Garantire che i propri dipendenti svolgano il proprio lavoro in condizioni di salute e sicurezza, rispettando la legislazione sulla prevenzione dei rischi.

Il Fornitore dovrà fornire ai lavoratori un luogo di lavoro sicuro e salubre, tenendo sempre in considerazione la conoscenza preventiva del settore e dei rischi specifici, garantendo condizioni minime di luce, ventilazione, salute, igiene e misure di sicurezza.

Saranno adottate misure idonee a prevenire incidenti o danni alla salute derivanti, associati o conseguenti al lavoro.

I lavoratori riceveranno una formazione regolare e registrata in materia di salute e sicurezza. Tale formazione sarà ripetuta nel caso di lavoratori nuovi o riassegnati.

Rispetto dei diritti di associazione dei dipendenti, di iscriversi a un sindacato, di organizzarsi o di negoziare collettivamente senza alcun tipo di sanzione.

Il Fornitore garantirà ai propri lavoratori i diritti di associazione, affiliazione e contrattazione collettiva.

Il dipendente deve adottare una buona disposizione nei confronti del lavoro dei sindacati e delle loro attività organizzative. I rappresentanti dei lavoratori non dovranno subire discriminazioni e potranno svolgere le loro funzioni di rappresentanza sul luogo di lavoro.

Quando il diritto alla libertà di associazione e alla contrattazione collettiva è limitato dalla legge, il dipendente faciliterà e non ostacolerà lo sviluppo di forme parallele di associazione e di contrattazione libera e indipendente.

Requisiti ambientali

Il Fornitore dovrà ottenere e mantenere i permessi ambientali per la propria attività, se richiesti. Inoltre, nel caso in cui la sua attività generi rifiuti, questi devono essere supervisionati, controllati e trattati secondo le modalità indicate dalla legislazione corrispondente.

Il Fornitore deve mantenere un approccio preventivo volto alla tutela dell’ambiente, adottare metodi che favoriscano una maggiore responsabilità ambientale e favorire lo sviluppo e la diffusione di tecnologie che rispettino l’ambiente.

Nessun tipo di frode, corruzione o concussione è accettato.

Tutti i Fornitori devono evitare di essere coinvolti in qualsiasi tipo di corruzione, estorsione o concussione che possa intaccare i principi del commercio equo e solidale o dare luogo a scandali pubblici in cui il Gruppo COPERAMA potrebbe essere coinvolto.

Offrire, pagare, sollecitare o accettare tangenti o commissioni illecite, compresi i pagamenti agevolati, è severamente vietato. Una tangente può consistere nel dare o offrire qualsiasi tipo di dono, ricompensa, compenso o vantaggio a una persona appartenente a un’azienda o a una pubblica amministrazione al fine di ottenere o mantenere un vantaggio commerciale o di incoraggiare il destinatario a commettere o ricompensare il destinatario per azioni improprie e nei casi in cui non sarebbe corretto per il destinatario accettare tale beneficio. La corruzione può avvenire anche attraverso terzi che facilitano o offrono una tangente, ad esempio un agente, un rappresentante o un intermediario.

I fornitori, i rappresentanti e i loro dipendenti devono rispettare tutte le leggi applicabili contro la corruzione e a tal fine devono disporre di procedure per evitare che i dipendenti o le persone associate all’azienda commettano qualsiasi tipo di corruzione. Tali procedure devono essere riviste periodicamente per garantirne l’efficacia.

I fornitori rifiuteranno qualsiasi tipo di frode ai danni dei diversi enti pubblici e di previdenza sociale, comprese le frodi in materia di aiuti pubblici, fondi e sovvenzioni, e dovranno essere puntuali nei pagamenti ai diversi enti pubblici in conformità ai loro doveri e obblighi.

I Fornitori non possono, in nessun caso, da soli o per interposta persona, ricevere, sollecitare o accettare, nell’ambito della propria attività professionale, benefici o vantaggi ingiustificati di qualsiasi natura, per sé, per COPERAMA o per terzi, come corrispettivo per favorire indebitamente un altro soggetto nelle relazioni commerciali.

Protezione delle informazioni riservate e privilegiate

I Fornitori devono avere accesso esclusivamente alle informazioni, sia in formato fisico che elettronico, e agli strumenti necessari per l’espletamento delle loro mansioni, devono mantenere il più stretto segreto professionale e conservare come riservate tutte le informazioni che trattano nell’ambito della loro attività professionale.

A tal fine, per informazioni riservate si intende qualsiasi informazione suscettibile di essere divulgata verbalmente, per iscritto o con qualsiasi altro mezzo o in qualsiasi altro formato, sia tangibile che intangibile, a cui i Fornitori possono avere accesso durante la loro attività professionale, o con qualsiasi altro mezzo lecito o illecito, comprese, a titolo esemplificativo, le informazioni relative a piani aziendali, piani strategici, prodotti o servizi, previsioni finanziarie, accordi commerciali, informazioni sul fatturato, dettagli sui clienti, brevetti, marchi di fabbrica, modelli di utilità e qualsiasi altro diritto di proprietà intellettuale o richiesta di tali diritti (registrati o meno), password di computer, codici sorgente, inventori, processi, disegni, anche grafici, ingegneria, pubblicità, bilanci, previsioni finanziarie, caratteristiche dei servizi di qualsiasi tipo che COPERAMA offre sul mercato, accessori, compresi l’hardware e il software utilizzati nella gestione, e qualsiasi altra informazione che COPERAMA ha contrassegnato o designato come riservata, o informazioni proprietarie di COPERAMA o di terzi.

I fornitori non possono accedere, utilizzare o divulgare informazioni riservate se non sono stati debitamente autorizzati per iscritto dal responsabile dell’area o del centro in cui prestano i loro servizi.

In caso di dubbio, e salvo diversa indicazione, i Fornitori devono considerare riservate le informazioni a cui hanno accesso nel corso della loro attività professionale.

In ogni caso, le seguenti regole saranno applicabili in relazione al trattamento delle informazioni riservate:

Tutte le informazioni saranno protette e mantenute strettamente riservate. Le informazioni riservate saranno divulgate e utilizzate dai Fornitori solo per gli scopi loro assegnati in conformità al contratto di lavoro o al rapporto con COPERAMA. Nel caso in cui i Fornitori richiedano l’assistenza di terzi ai quali sia necessario divulgare le informazioni riservate, i Fornitori adotteranno le misure necessarie per assicurare che le informazioni siano debitamente protette, formalizzando a tal fine un accordo di non divulgazione scritto e vincolante contenente tutte le garanzie offerte dalla legge. Le informazioni non saranno utilizzate, in tutto o in parte, per scopi diversi da quelli assegnati ai Fornitori in virtù del loro incarico.I Fornitori non divulgheranno le informazioni, direttamente o indirettamente, a terzi.Le informazioni non saranno copiate, riprodotte o duplicate, in tutto o in parte, senza l’autorizzazione scritta di COPERAMA. I Fornitori si impegnano a comunicare con la massima tempestività qualsiasi trattamento o utilizzo non corretto delle informazioni riservate, collaborando con COPERAMA al fine di proteggere tali informazioni.Nessun Fornitore conserverà informazioni relative a COPERAMA su computer privati o su altri supporti non forniti da COPERAMA.Nel caso in cui i Fornitori debbano portare le informazioni al di fuori dei locali di COPERAMA per svolgere compiti di lavoro o compiti inerenti al rapporto con COPERAMA, tali informazioni dovranno essere restituite una volta terminati i compiti svolti al di fuori dei locali.

I Fornitori dovranno evitare in ogni momento di beneficiare personalmente, o per interposta persona, di qualsiasi opportunità di guadagno di cui vengano a conoscenza durante lo svolgimento delle proprie mansioni. Inoltre, per tutto quanto non previsto nel presente documento, si applicano le disposizioni stabilite nelle Norme interne di comportamento di COPERAMA sui mercati mobiliari, disponibili sul sito web aziendale della Società.

Trattamento delle informazioni

I fornitori devono trasmettere informazioni in modo veritiero, completo e comprensibile. I Fornitori non dovranno in alcun caso fornire consapevolmente informazioni errate, imprecise o inesatte.

A questo proposito, i Fornitori si asterranno da:

Tenere una registrazione delle operazioni su registri non ufficiali.Tenere registrazioni contabili diverse riferite alla stessa attività e allo stesso periodo contabile che nascondano o simulino la reale situazione dell’azienda.Registrare spese, entrate, attività o passività inesistenti o non conformi alla realtà. Omettere di registrare nei libri obbligatori affari, atti, operazioni o, in generale, transazioni economiche, o registrarli con cifre diverse da quelle reali.Effettuare registrazioni nei libri contabili con un’indicazione errata del loro scopo.Utilizzare e fornire documenti falsi o informazioni false.Distruggere deliberatamente i documenti prima della scadenza del termine stabilito dalla legge.

Procedura per la segnalazione, la gestione e la risoluzione delle violazioni del presente Codice di Condotta

Poiché tutti i Fornitori sono tenuti a rispettare e a contribuire al rispetto del presente Codice, COPERAMA ha predisposto una procedura che consente di segnalare qualsiasi violazione dei principi enunciati nel presente Codice in modo riservato e senza timore di ritorsioni.

La segnalazione deve essere fatta in buona fede e non basata su mere congetture o supposizioni. L’utilizzo fraudolento, manifestamente incauto, abusivo o doloso del Canale Whistleblowing può dar luogo ad azioni disciplinari e/o alla presentazione di azioni legali da parte di COPERAMA, fatte salve le azioni legali a cui il soggetto interessato può avere diritto.

La procedura di segnalazione e gestione di eventuali violazioni del Codice di Condotta sarà gestita dal SVP – Senior Vice President of Auditing di NH Hotel Group (di seguito, “Ethic Officer”).

Questa persona agirà in modo indipendente, riferendo regolarmente al Comitato per la Conformità e al Comitato di Audit e Controllo di NH. Le violazioni devono essere segnalate preferibilmente via e-mail, utilizzando un canale appositamente creato per questo scopo, codeofconduct@coperama.com.

Il Responsabile Etico analizzerà le informazioni presentate, richiederà le relative prove e presenterà i risultati dell’indagine al Consiglio di Amministrazione di COPERAMA e al Comitato per la Compliance di NH.

Affinché la segnalazione di una violazione sia ricevuta e considerata valida, devono essere presenti i seguenti elementi: – Dati identificativi della persona che segnala la violazione. – Argomentazioni o prove vere e precise a sostegno della richiesta. – La procedura garantirà la riservatezza durante tutte le fasi e l’assenza di rappresaglie. Il responsabile dell’etica firmerà un accordo di non divulgazione che, in caso di violazione, potrà portare alle azioni di risarcimento danni ritenute opportune.

Chiunque chieda consiglio o desideri segnalare un incidente sarà trattato con rispetto e dignità, secondo i seguenti principi: – Riservatezza: I dati e le dichiarazioni rese saranno esaminati con la massima riservatezza. In conformità con la normativa vigente, le violazioni non possono essere segnalate in forma anonima, sebbene sia garantita la massima riservatezza in tutte le fasi del processo di indagine.- Esattezza: Le informazioni ricevute su potenziali violazioni del Codice di Condotta o di qualsiasi altra normativa interna o esterna saranno esaminate in modo dettagliato e completo al fine di determinare la veridicità della situazione segnalata.- Rispetto e dignità: Chiunque chieda consiglio o desideri segnalare un incidente sarà trattato con il massimo rispetto e dignità, rispettando in ogni momento i diritti fondamentali delle persone coinvolte in potenziali violazioni. Prima di procedere alla valutazione delle controversie segnalate, i terzi e/o i dipendenti interessati avranno il diritto di fornire le ragioni e le spiegazioni che ritengono necessarie: Qualsiasi decisione deve essere presa in modo motivato, proporzionato e appropriato, considerando le circostanze e l’ambiente in cui si sono svolti i fatti. Ci aspettiamo che i Fornitori agiscano in modo professionale secondo i più alti standard di integrità. L’utilizzo del Canale Whistleblowing deve essere coerente con questa responsabilità.

Accettazione del codice di condotta

Tutti i Fornitori devono accettare e impegnarsi a rispettare il presente Codice e a renderlo noto ai propri dipendenti. A tal fine, i Fornitori implementeranno processi interni per mettere in pratica i principi e i valori necessari a garantire un comportamento etico e responsabile ai sensi del presente Codice di Condotta.

Accettando il presente Codice, i Fornitori accettano di essere automaticamente vincolati a qualsiasi successivo adattamento o aggiornamento del presente documento che verrà loro debitamente comunicato.