Código de conduta do fornecedor

1. Introdução

O presente Código de Conduta tem por objetivo determinar os valores, os princípios e as regras que devem reger o comportamento e as acções éticas e responsáveis de cada um dos fornecedores e fabricantes (a seguir designados “Fornecedores”) que tenham assinado um Contrato de Fornecedor Aprovado com o Grupo COPERAMA.

O presente Código de Conduta aplicar-se-á a todos os Fornecedores que tenham assinado um Contrato de Fornecedor Homologado com o Grupo COPERAMA e que estejam envolvidos nos processos de venda, fabrico, comercialização, distribuição e entrega de produtos e serviços para os centros e hotéis que contratem diretamente com o Fornecedor.

O Fornecedor adoptará as medidas necessárias para tornar efetivo o conjunto de valores e princípios que definem o comportamento ético e responsável no âmbito do presente Código.

2. Compliance with the code of conduct

Todos os fornecedores são obrigados a cumprir os seguintes princípios gerais:

1.- Conhecer o Código de Conduta e tomar as suas decisões de acordo com os princípios gerais de:

a. Respeito pela lei

Os Fornecedores e todos os seus profissionais declaram e comprometem-se a não adotar quaisquer condutas, comportamentos ou práticas que possam ser consideradas irregulares, ilegais, criminosas ou pouco éticas no desenvolvimento das suas relações com clientes, fabricantes, fornecedores, concorrentes, autoridades públicas, etc., em qualquer momento e em qualquer situação.

No desenvolvimento do seu trabalho profissional, nenhum Fornecedor colaborará conscientemente com terceiros na violação de qualquer lei, nacional ou internacional, nem cooperará com eles em acções ou omissões que comprometam o princípio da legalidade ou que possam, se conhecidas, prejudicar a reputação da COPERAMA, dos seus profissionais, dos seus grupos de interesse ou de terceiros em geral.

b. Honestidade, transparência e confiança

Os fornecedores devem ser honestos, transparentes e fiáveis em todas as relações comerciais em que os interesses da COPERAMA estejam em jogo, especialmente nas suas relações com os clientes, e devem cumprir os compromissos assumidos.

De igual modo, deverão proteger a confidencialidade da informação da Empresa que lhes foi confiada, com escrupuloso respeito e cuidado na proteção dos dados pessoais a que tenham acesso.

c. Integridade

A integridade institucional é um valor fundamental da cultura empresarial da COPERAMA. Os Fornecedores devem comportar-se sempre com a máxima integridade no seu ambiente profissional, rejeitando qualquer tipo de prática que a possa pôr em causa.

Em nenhuma circunstância os Fornecedores poderão oferecer presentes, convites, regalias ou qualquer outro tipo de incentivo que possa premiar ou influenciar uma decisão comercial a funcionários da Coperama, dos hotéis de qualquer empresa do Grupo NH, incluindo empresas terceiras em regime de gestão ou franchising.

Os fornecedores devem evitar ou declarar qualquer conflito de interesses que possa colocar as prioridades pessoais à frente das colectivas e devem comportar-se com retidão e integridade, sem procurar em caso algum beneficiar-se a si próprios ou a terceiros através da utilização indevida da sua posição ou dos seus contactos na COPERAMA.

Entende-se por conflito de interesses a situação em que o interesse pessoal do Fornecedor (ou de pessoas com ele relacionadas) e o interesse da COPERAMA podem colidir direta ou indiretamente.

2.- Adicionalmente, devem comunicar, de forma responsável, qualquer indício da existência de processos e acções que contrariem o disposto no presente Código de Conduta, através do canal disponibilizado para o efeito pela COPERAMA.

3.- O incumprimento do Código por parte dos Fornecedores poderá implicar a cessação das relações contratuais previamente estabelecidas, sem prejuízo das responsabilidades civis e penais que possam corresponder ao Fornecedor.

3. Princípios de cumprimento do código de conduta

O fornecedor deve promover e respeitar os seguintes princípios:

Respeito pelos direitos humanos

O fornecedor deve respeitar o cumprimento dos direitos humanos reconhecidos internacionalmente e garantir que não defrauda ou abusa desses direitos nas suas actividades comerciais.

Por conseguinte, cada fornecedor deve tratar os seus empregados com dignidade e respeito. Em nenhuma circunstância serão permitidas punições físicas ou psicológicas, assédio de qualquer tipo ou abuso de poder, respeitando os seus direitos laborais básicos.

Proibição do trabalho infantil

O Fornecedor não deve contratar menores. Nos termos do presente Código, um menor é definido como uma pessoa com menos de 16 anos de idade, exceto se a legislação nacional aplicável estabelecer um limite de idade superior, caso em que esse limite de idade deve ser respeitado.

As pessoas com idades compreendidas entre os 16 e os 18 anos são consideradas jovens trabalhadores. Não devem trabalhar em turnos noturnos ou em condições perigosas.

Estas políticas e procedimentos devem estar em conformidade com as medidas preventivas da OIT (Organização Internacional do Trabalho).

Proibição de todas as formas de trabalho forçado ou obrigatório

O Fornecedor não permitirá qualquer forma de trabalho forçado ou involuntário e tomará as medidas necessárias para garantir que este princípio não seja direta ou indiretamente violado.

O Fornecedor não pode reter a documentação comprovativa da sua identidade, uma vez que os trabalhadores são livres, mediante aviso prévio razoável, de pôr termo à sua relação com o empregador.

Proibir a discriminação em qualquer tipo de local de trabalho

O Fornecedor deve ajustar a duração do dia de trabalho às disposições da legislação aplicável e/ou às disposições do acordo coletivo de trabalho que lhes seja aplicável, se estas forem mais favoráveis ao trabalhador.

Regra geral, os Fornecedores não devem exigir aos seus trabalhadores que trabalhem mais de 48 horas por semana. Os trabalhadores devem ter pelo menos um dia de folga por cada período de sete dias ou, se a legislação nacional o permitir, dois dias de folga por cada período de 14 dias.

As horas extraordinárias devem ser voluntárias e efectuadas de forma responsável, tendo em conta a mão de obra, a frequência e as horas trabalhadas por cada trabalhador. As horas extraordinárias serão pagas e efectuadas de acordo com as disposições da legislação aplicável.

O total de horas de trabalho, incluindo as horas extraordinárias, pode exceder 60 horas num período de sete dias em circunstâncias excepcionais, quando se verificarem todas as seguintes situações: i) quando permitido pela legislação nacional; ii) quando permitido por um acordo coletivo que tenha sido livremente negociado com um sindicato; iii) quando forem tomadas medidas adequadas para salvaguardar a saúde e a segurança dos trabalhadores; e iv) quando existirem circunstâncias excepcionais, tais como picos de produção inesperados, acidentes ou emergências.

Os salários e benefícios pagos pelo trabalho devem satisfazer e respeitar os salários mínimos nacionais e/ou as normas legais ou o padrão de referência do sector, consoante o que for mais elevado.

Devem ser fornecidas aos trabalhadores, antes da sua entrada em funções, informações pormenorizadas, escritas e compreensíveis, sobre as suas condições de trabalho, bem como a formação necessária sobre os riscos do seu trabalho no domínio da prevenção dos riscos profissionais.

Todas as deduções salariais por ocasião de medidas disciplinares devem estar em conformidade com a legislação nacional aplicável.

Os fornecedores não devem pôr em causa os direitos dos trabalhadores ao abrigo da legislação laboral e da segurança social.

Respeitar os horários máximos de trabalho, os salários mínimos e demais legislação em vigor.

O Fornecedor adaptará a duração do dia de trabalho às disposições da legislação aplicável e/ou aos termos e condições do acordo coletivo aplicável, se estes forem mais favoráveis para o trabalhador.

Os fornecedores não restringirão os direitos dos trabalhadores reconhecidos na legislação laboral e de segurança social.

Assegurar que os seus empregados desempenham as suas funções em condições de trabalho seguras e saudáveis e em conformidade com a legislação em matéria de prevenção de riscos.

O Fornecedor deve proporcionar aos trabalhadores um local de trabalho seguro e saudável, tendo sempre em conta o conhecimento prévio do sector e dos perigos específicos, garantindo condições mínimas de iluminação, ventilação, saneamento, higiene e medidas de segurança.

Devem ser adoptadas medidas adequadas para evitar acidentes ou danos para a saúde decorrentes, associados ou resultantes do trabalho.

Os trabalhadores devem receber formação regular e registada em matéria de saúde e segurança. Esta formação deve ser repetida no caso de trabalhadores novos ou reafectados.

Respeitar os direitos dos trabalhadores de se associarem, sindicalizarem, organizarem ou negociarem coletivamente sem qualquer tipo de sanção

O fornecedor deve garantir aos seus trabalhadores os direitos de associação, filiação e negociação colectiva.

O empregador deve adotar uma boa atitude em relação ao trabalho dos sindicatos e às suas actividades organizativas. Os representantes dos trabalhadores não devem ser discriminados e devem ser autorizados a exercer as suas funções de representação no local de trabalho.

Sempre que o direito à liberdade de associação e de negociação colectiva seja restringido por lei, o empregador deve facilitar e não impedir o desenvolvimento de formas paralelas de associação e negociação livres e independentes.

Requisitos ambientais

O Fornecedor obterá e manterá licenças ambientais para o exercício da sua atividade, caso seja necessário. Da mesma forma, no caso de a sua atividade gerar resíduos, estes devem ser supervisionados, controlados e tratados da forma indicada pela legislação correspondente.

O Fornecedor manterá uma atitude de precaução perante o desafio da proteção ambiental, adoptará métodos que beneficiem uma maior responsabilidade ambiental e fomentará o desenvolvimento e a difusão de tecnologias respeitadoras do ambiente.

Não é permitida a fraude, o suborno ou a corrupção de qualquer tipo.

Todos os Fornecedores devem evitar qualquer tipo de corrupção, extorsão ou suborno que possa afetar os princípios do comércio justo ou conduzir a escândalos públicos em que o Grupo COPERAMA possa ser afetado.

É estritamente proibido oferecer, pagar, solicitar ou aceitar subornos ou propinas, incluindo pagamentos de facilitação. Um suborno pode ser dado ou oferecido sob qualquer forma de presente, recompensa, compensação ou vantagem a uma pessoa pertencente a uma empresa ou governo, a fim de obter ou manter uma vantagem comercial ou para incentivar ou recompensar o destinatário por acções impróprias e nos casos em que seria impróprio para o destinatário aceitar tal benefício. O suborno também pode ocorrer através de terceiros que facilitem ou ofereçam um suborno, por exemplo, um agente, representante ou intermediário.

Os fornecedores, agentes e respectivos funcionários devem cumprir todas as leis anti-suborno e corrupção aplicáveis e devem ter procedimentos em vigor para evitar que os funcionários ou pessoas associadas à empresa cometam qualquer forma de suborno ou corrupção. Esses procedimentos devem ser revistos periodicamente para garantir a sua eficácia.

O Fornecedor rejeita qualquer forma de fraude contra os diferentes organismos da Fazenda Pública e da Segurança Social, incluindo a fraude de ajudas, fundos e subsídios públicos, devendo estar em dia com os seus pagamentos aos diferentes organismos públicos no cumprimento dos seus deveres e obrigações.

Em caso algum o Fornecedor, pessoalmente ou por interposta pessoa, receberá, solicitará ou aceitará, no exercício da sua atividade profissional, um benefício ou vantagem injustificada de qualquer natureza, para si, para a COPERAMA ou para terceiros, como contrapartida de um favorecimento indevido nas relações comerciais.

Proteção de informações confidenciais e privilegiadas

O Fornecedor apenas terá acesso à informação, tanto em formato físico como eletrónico, e às ferramentas necessárias para o desempenho das suas funções, devendo manter o mais estrito sigilo profissional e manter confidenciais todas as informações tratadas no decurso do seu trabalho profissional.

Para estes efeitos, entende-se por informação confidencial toda a informação que possa ser divulgada oralmente, por escrito ou por qualquer outro meio ou suporte, tangível ou intangível, a que o Fornecedor possa ter acesso no exercício da sua atividade profissional, ou por qualquer outro meio lícito ou ilícito, incluindo, mas não se limitando a, informações relacionadas com planos de negócios, planos estratégicos, produtos ou serviços, previsões financeiras, acordos comerciais, informações de faturação, dados de clientes, patentes, marcas registadas, modelos de utilidade e quaisquer outros direitos de propriedade intelectual ou industrial ou aplicações dos mesmos (registados ou não), senhas informáticas, códigos fonte, invenções, processos, desenhos, gráficos ou não, engenharia, publicidade, orçamentos, previsões financeiras, elementos característicos dos serviços de todos os tipos que a COPERAMA oferece no mercado, acessórios, incluindo o hardware e software utilizados na gestão, bem como qualquer outra informação que a COPERAMA indique ou designe como confidencial, propriedade da COPERAMA ou de terceiros.

O Fornecedor não pode aceder, utilizar ou divulgar informações confidenciais, a menos que tenha sido devidamente autorizado por escrito pelo responsável da área ou centro onde está a prestar os seus serviços.

Em caso de dúvida, e salvo indicação em contrário, os fornecedores devem considerar confidenciais as informações a que tenham acesso no exercício das suas actividades profissionais.

Em qualquer caso, aplicar-se-ão as seguintes regras ao tratamento de informações confidenciais:

Todas as informações serão protegidas e mantidas estritamente confidenciais.
As informações confidenciais só poderão ser divulgadas e utilizadas pelo Fornecedor para os fins que lhe forem atribuídos em conformidade com o seu contrato de trabalho ou com a relação que o liga à COPERAMA. No caso de o Fornecedor necessitar da assistência de um terceiro e for necessário revelar informações confidenciais, o Fornecedor tomará as medidas necessárias para assegurar que as informações sejam devidamente protegidas, assinando um contrato de confidencialidade escrito e vinculativo com todas as garantias oferecidas pela lei.
As informações não devem ser utilizadas, no todo ou em parte, para qualquer outro fim que não seja aquele a que o Fornecedor está afetado de acordo com o seu trabalho.
O fornecedor não divulgará, direta ou indiretamente, as informações a terceiros.
A informação não pode ser copiada, reproduzida ou duplicada, no todo ou em parte, sem a autorização escrita da COPERAMA.
O Fornecedor deve notificar a COPERAMA, com a maior brevidade possível, de qualquer tratamento ou utilização incorrecta de informação confidencial, cooperando com a COPERAMA no sentido de proteger essa informação.
Nenhum Fornecedor poderá armazenar informações sobre a COPERAMA em computadores particulares ou noutros suportes não fornecidos pela COPERAMA.
No caso de o Fornecedor ter de retirar informação das instalações da COPERAMA para realizar tarefas de trabalho ou inerentes à sua relação com a COPERAMA, deverá devolver essa informação uma vez terminadas as tarefas realizadas fora das instalações.

O Fornecedor evitará, em qualquer caso, beneficiar pessoalmente, ou através de um intermediário, de qualquer oportunidade de lucro de que tenha conhecimento no exercício das suas funções. De igual modo, e em tudo o que não estiver previsto na presente secção, aplicar-se-á o disposto no Código Interno de Conduta nos Mercados de Valores Mobiliários da COPERAMA, disponível no sítio web corporativo da Empresa.

Manipulação da informação

O fornecedor deve transmitir as informações de forma verdadeira, completa e compreensível. O Fornecedor não deve, em caso algum, fornecer intencionalmente informações incorrectas, inexactas ou imprecisas.

A este respeito, o Fornecedor deverá abster-se de:

Manter um registo das operações extrapatrimoniais não registadas nos livros oficiais.
Manter contas separadas para a mesma atividade e exercício financeiro que ocultam ou simulam a verdadeira situação da empresa.
Registar despesas, rendimentos, activos ou passivos que não existem ou não estão de acordo com a realidade.
Não registar nos livros obrigatórios os negócios, actos, operações ou, em geral, as transacções económicas, ou registá-los com números diferentes dos verdadeiros.
Efetuar lançamentos nos livros contabilísticos com uma indicação incorrecta da sua finalidade.
Utilizar e fornecer documentos falsos ou informações falsas.
Destruição deliberada de documentos antes do prazo estabelecido por lei.

4. Procedimento de notificação, tratamento e resolução de queixas relativas ao presente código de conduta

Dado que todos os Fornecedores devem cumprir e contribuir para o cumprimento do presente Código, a COPERAMA estabeleceu um procedimento que permite que qualquer violação dos princípios contidos no presente Código seja comunicada confidencialmente e sem receio de represálias.

A denúncia deve ser feita de boa fé e não deve ser feita com base em meras conjecturas ou suposições. A utilização fraudulenta, manifestamente imprudente, abusiva ou de absoluta má-fé do Canal de Denúncias poderá dar lugar ao exercício de acções disciplinares e/ou, se for caso disso, ao exercício de acções judiciais por parte da COPERAMA, tudo isto sem prejuízo das acções judiciais que possam corresponder à parte afetada.

O procedimento de notificação e tratamento de possíveis violações e reclamações do Código de Conduta será gerido pelo SVP – Senior Vice President of Audit do Grupo NH (doravante, o “Gestor de Reclamações”).

Esta pessoa actuará de forma independente e informará regularmente o Comité de Conformidade e o Comité de Auditoria e Controlo da NH.

As reclamações devem ser apresentadas preferencialmente por via eletrónica através de um canal especificamente criado para o efeito, codeofconduct@coperama.com.

O Gestor de Queixas analisará a informação apresentada, solicitará as provas pertinentes e apresentará os resultados da investigação ao Conselho de Administração da COPERAMA e ao Comité de Conformidade das NH.

Para que uma queixa seja recebida e considerada válida, devem existir os seguintes elementos:

Dados de identificação do autor da queixa.
Argumentos ou provas verdadeiras e exactas para apoiar a queixa.
Pessoa ou grupo denunciado.

O procedimento deve garantir a confidencialidade em todas as fases e a não retaliação. O responsável pela denúncia assinará um Acordo de Confidencialidade que, em caso de violação, poderá dar origem a pedidos de indemnização, se tal for considerado adequado.

As pessoas que procuram aconselhamento ou desejam comunicar um incidente serão tratadas com respeito e dignidade, de acordo com os seguintes princípios:

Confidencialidade: Os dados e as declarações efectuadas serão tratados com a máxima confidencialidade. Em conformidade com a legislação aplicável, as denúncias não podem ser anónimas, embora seja garantida a máxima confidencialidade durante todas as fases do processo de investigação.
Rigor: As informações recebidas sobre potenciais infracções ao Código de Conduta ou a qualquer outro regulamento interno ou externo serão investigadas de forma exaustiva e completa para determinar a veracidade da situação comunicada.
Respeito e Dignidade: Aqueles que procuram aconselhamento ou desejam comunicar um incidente serão tratados com o máximo respeito e dignidade, e os direitos fundamentais dos envolvidos em potenciais infracções serão sempre respeitados. Antes de se proceder a qualquer avaliação das situações comunicadas, os terceiros e/ou os trabalhadores afectados terão o direito de apresentar as razões e explicações que considerem necessárias.
Fundamentação: Qualquer decisão deve ser adoptada de forma fundamentada, proporcional e adequada, tendo em conta as circunstâncias e o ambiente dos factos.

Esperamos que os Fornecedores actuem profissionalmente e de acordo com os mais elevados padrões de integridade. A utilização do Canal de Denúncias deve ser consistente com esta responsabilidade.

5. Aceitação do código de conduta

Todos os Fornecedores devem aceitar e subscrever este Código e dá-lo a conhecer aos seus empregados. Para o efeito, o Fornecedor deverá implementar processos internos para pôr em prática os princípios e valores necessários para garantir o cumprimento de um comportamento ético e responsável de acordo com o presente Código de Conduta.

Ao aceitar este Código, o Fornecedor aceita que ficará automaticamente vinculado a posteriores adaptações ou actualizações deste documento, que lhe serão devidamente comunicadas.