Code de conduite des fournisseurs

1. Introduction

L’objectif du présent Code de conduite est de déterminer les valeurs, les principes et les règles qui doivent régir le comportement et les actions éthiques et responsables de chacun des fournisseurs et fabricants (ci-après dénommés « fournisseurs ») qui ont signé un accord de fournisseur agréé avec le Groupe COPERAMA.

Le présent code de conduite s’applique à tous les fournisseurs qui ont signé un accord de fournisseur agréé avec le groupe COPERAMA et qui participent aux processus de vente, de fabrication, de commercialisation, de distribution et de livraison de produits et de services destinés aux centres et aux hôtels qui contractent directement avec le fournisseur.

Le fournisseur doit adopter les mesures nécessaires pour mettre en œuvre l’ensemble des valeurs et des principes qui définissent un comportement éthique et responsable dans le cadre du présent code.

2. Respect du code de conduite

Tous les fournisseurs sont tenus de respecter les principes généraux suivants :

1. connaître le code de conduite et prendre leurs décisions conformément aux principes généraux suivants

a. Respect de la loi

Les fournisseurs et tous leurs professionnels déclarent et s’engagent à ne pas adopter une conduite, un comportement ou des pratiques pouvant être considérés comme irréguliers, illégaux, criminels, contraires à l’éthique ou manquant d’intégrité dans leurs relations avec les clients, les fabricants, les fournisseurs, les concurrents, les autorités publiques, etc.

Dans le cadre de son travail professionnel, aucun fournisseur ne collaborera sciemment avec des tiers à la violation d’une loi, nationale ou internationale, ni à des actions ou omissions qui compromettent le principe de légalité ou qui pourraient, si elles étaient connues, nuire à la réputation de COPERAMA, de ses professionnels, de ses groupes d’intérêt ou de tiers en général.

b. Honnêteté, transparence et confiance

Les fournisseurs doivent être honnêtes, transparents et dignes de confiance dans toutes les relations d’affaires dans lesquelles les intérêts de COPERAMA sont en jeu, en particulier dans leurs relations avec les clients, et doivent respecter les engagements pris.

De même, ils protègent la confidentialité des informations de l’entreprise qui leur sont confiées, en respectant scrupuleusement la protection des données à caractère personnel auxquelles ils ont accès.

c. Intégrité

L’intégrité institutionnelle est une valeur clé de la culture d’entreprise de COPERAMA. Les fournisseurs doivent toujours se comporter avec la plus grande intégrité dans leur sphère professionnelle, en rejetant tout type de pratique susceptible de la compromettre.

Les fournisseurs ne doivent en aucun cas offrir des cadeaux, des invitations, des avantages ou tout autre type d’incitation susceptible de récompenser ou d’influencer une décision commerciale aux employés de Coperama, des hôtels de toute société du groupe NH, y compris les sociétés tierces gérées ou franchisées.

Les fournisseurs doivent éviter ou déclarer tout conflit d’intérêts susceptible de faire passer leurs priorités personnelles avant les priorités collectives et doivent se comporter avec droiture et intégrité, sans chercher en aucun cas à tirer profit, pour eux-mêmes ou pour des tiers, d’un usage inapproprié de leur position ou de leurs contacts au sein de la COPERAMA.

On entend par conflit d’intérêts une situation dans laquelle l’intérêt personnel du Fournisseur (ou des personnes qui lui sont liées) et l’intérêt de COPERAMA peuvent directement ou indirectement entrer en conflit.

2. En outre, ils doivent signaler de manière responsable toute indication de l’existence de processus et d’actions contraires aux dispositions du présent code de conduite, par le biais du canal prévu à cet effet par COPERAMA.
3. Le non-respect du Code par les Fournisseurs peut entraîner la résiliation des relations contractuelles précédemment établies, sans préjudice des responsabilités civiles et pénales pouvant correspondre au Fournisseur.

3. Principes de respect du code de conduite

Le fournisseur doit promouvoir et respecter les principes suivants :

• Respect des droits de l’homme

Le fournisseur doit respecter l’observation des droits de l’homme internationalement reconnus et veiller à ne pas frauder ou abuser de ces droits dans le cadre de ses activités commerciales.

En conséquence, chaque fournisseur doit traiter ses employés avec dignité et respect. En aucun cas, les punitions physiques ou psychologiques, le harcèlement de quelque nature que ce soit ou l’abus de pouvoir ne sont autorisés, tout en respectant leurs droits fondamentaux en matière de travail.

• Interdiction du travail des enfants

Le fournisseur ne doit pas employer de mineurs. En vertu du présent code, un mineur est défini comme une personne âgée de moins de 16 ans, à moins que la législation nationale applicable ne fixe une limite d’âge plus élevée, auquel cas cette limite d’âge doit être respectée.

Les personnes âgées de 16 à 18 ans sont considérées comme des travailleurs mineurs. Ils ne doivent pas travailler de nuit ou dans des conditions dangereuses.

Ces politiques et procédures doivent être conformes aux mesures préventives de l’OIT (Organisation internationale du travail).

• Interdiction de toute forme de travail forcé ou obligatoire

Le fournisseur n’autorise aucune forme de travail forcé ou involontaire et prend les mesures nécessaires pour s’assurer que ce principe n’est pas directement ou indirectement violé.

Le fournisseur ne peut retenir les documents prouvant leur identité, car ils sont libres, moyennant un préavis raisonnable, de mettre fin à leur relation avec l’employeur.

• Interdire la discrimination dans tout type d’emploi.

Le fournisseur adaptera la durée de la journée de travail aux dispositions de la législation applicable et/ou aux dispositions de la convention collective qui lui est applicable si celles-ci sont plus favorables au travailleur.

En règle générale, les fournisseurs ne demandent pas à leurs employés de travailler plus de 48 heures par semaine. Les employés bénéficient d’au moins un jour de repos par période de sept jours ou, lorsque la législation nationale le permet, de deux jours de repos par période de 14 jours.

Les heures supplémentaires sont volontaires et effectuées de manière responsable, en tenant compte de la main-d’œuvre, de la fréquence et des heures travaillées par chaque travailleur. Les heures supplémentaires sont rémunérées et effectuées conformément aux dispositions de la législation applicable.

Le nombre total d’heures de travail, y compris les heures supplémentaires, peut dépasser 60 heures au cours d’une période de sept jours dans des circonstances exceptionnelles lorsque toutes les situations suivantes s’appliquent : i) lorsque la législation nationale le permet ; ii) lorsqu’une convention collective librement négociée avec un syndicat le permet ; iii) lorsque des mesures appropriées sont prises pour préserver la santé et la sécurité des travailleurs ; et iv) en cas de circonstances exceptionnelles telles que des pics de production inattendus, des accidents ou des situations d’urgence.

Les salaires et avantages versés pour le travail doivent être conformes et respecter les salaires minimums nationaux et/ou les normes légales ou la norme de référence du secteur, si celle-ci est plus élevée.

Des informations écrites détaillées et compréhensibles sur leurs conditions de travail et la formation nécessaire sur les risques de leur travail en ce qui concerne la prévention des risques professionnels doivent être fournies aux travailleurs avant qu’ils n’entrent sur le lieu de travail.

Toutes les déductions salariales effectuées à l’occasion de mesures disciplinaires doivent être conformes à la législation nationale applicable.

Les fournisseurs ne doivent pas porter atteinte aux droits des travailleurs en vertu de la législation sur le travail et la sécurité sociale.

• Respecter la durée maximale du travail, les salaires minimums établis et les autres législations en vigueur.

Le fournisseur adaptera la durée de la journée de travail aux dispositions de la législation applicable et/ou aux termes et conditions de la convention collective applicable si ces derniers sont plus favorables au travailleur.

Les fournisseurs ne restreindront pas les droits des travailleurs reconnus dans la législation du travail et de la sécurité sociale.

• Veiller à ce que ses employés effectuent leur travail dans des conditions de sécurité et de santé et dans le respect de la législation relative à la prévention des risques.

Le fournisseur met à la disposition des travailleurs un lieu de travail sûr et sain, en tenant compte de la connaissance préalable de l’industrie et des risques spécifiques, en assurant des conditions minimales d’éclairage, de ventilation, d’assainissement, d’hygiène et de mesures de sécurité.

Des mesures adéquates doivent être prises pour prévenir les accidents ou les atteintes à la santé découlant du travail, associés au travail ou résultant du travail.

Les travailleurs reçoivent une formation régulière et consignée en matière de santé et de sécurité. Cette formation est répétée dans le cas de travailleurs nouveaux ou réaffectés.

• Respecter les droits des employés de s’associer, d’adhérer à un syndicat, de s’organiser ou de négocier collectivement sans être pénalisés de quelque manière que ce soit.

Le fournisseur doit garantir à ses employés les droits d’association, d’affiliation et de négociation collective.

L’employeur doit adopter une bonne attitude à l’égard du travail des syndicats et de leurs activités organisationnelles. Les représentants des travailleurs ne doivent pas faire l’objet de discriminations et doivent être autorisés à exercer leurs fonctions de représentation sur le lieu de travail.

Lorsque le droit à la liberté d’association et à la négociation collective est limité par la loi, l’employeur facilite et n’entrave pas le développement de formes parallèles d’association et de négociation libres et indépendantes.

• Exigences environnementales

Le fournisseur doit obtenir et conserver les permis environnementaux nécessaires à l’exercice de ses activités, le cas échéant. En outre, si ses activités génèrent des déchets, ceux-ci doivent être surveillés, contrôlés et traités de la manière prescrite par la législation pertinente.

Le fournisseur doit maintenir une approche de précaution face au défi de la protection de l’environnement, adopter des méthodes qui favorisent une plus grande responsabilité environnementale et encourager le développement et la diffusion de technologies respectueuses de l’environnement.

• La fraude, les pots-de-vin et la corruption de quelque nature que ce soit sont interdits.

Tous les fournisseurs doivent éviter de participer à tout type de corruption, d’extorsion ou de pots-de-vin susceptible d’affecter les principes du commerce équitable ou de conduire à des scandales publics dans lesquels le groupe COPERAMA pourrait être affecté.

Il est strictement interdit d’offrir, de payer, de solliciter ou d’accepter des pots-de-vin ou des dessous-de-table, y compris des paiements de facilitation. Un pot-de-vin peut être donné ou offert sous la forme d’un cadeau, d’une récompense, d’une compensation ou d’un avantage à une personne appartenant à une entreprise ou à un gouvernement afin d’obtenir ou de conserver un avantage commercial ou d’encourager ou de récompenser le bénéficiaire pour des actions inappropriées et dans les cas où il serait inapproprié pour le bénéficiaire d’accepter un tel avantage. La corruption peut également se produire par l’intermédiaire de tiers qui facilitent ou offrent un pot-de-vin, par exemple un agent, un représentant ou un intermédiaire.

Les fournisseurs, les agents et leurs employés doivent se conformer à toutes les lois anti-corruption applicables et doivent mettre en place des procédures visant à empêcher les employés ou les personnes associées à l’entreprise de commettre toute forme de corruption. Ces procédures doivent être revues périodiquement afin d’en garantir l’efficacité.

Le Fournisseur rejette toute forme de fraude aux différents Trésors Publics et organismes de Sécurité Sociale, y compris la fraude aux aides publiques, fonds et subventions et doit être à jour dans ses paiements aux différents organismes publics dans le respect de ses devoirs et obligations.

En aucun cas le Fournisseur, personnellement ou par personne interposée, ne recevra, ne demandera ou n’acceptera dans l’exercice de sa prestation professionnelle un bénéfice ou un avantage injustifié de quelque nature que ce soit, pour lui-même, pour COPERAMA ou pour un tiers, en contrepartie d’une faveur indue à l’égard d’un autre dans les relations commerciales.

• Protection des informations confidentielles et privilégiées

Le Fournisseur n’a accès qu’aux informations, tant sous forme physique qu’électronique, et aux outils nécessaires à l’exercice de ses fonctions, et il est tenu de respecter le secret professionnel le plus strict et de garder confidentielles toutes les informations traitées dans le cadre de ses activités professionnelles.

A ces fins, les informations confidentielles sont définies comme toutes les informations qui peuvent être divulguées oralement, par écrit ou par tout autre moyen ou support, matériel ou immatériel, auxquelles le fournisseur peut avoir accès dans le cadre de son activité professionnelle, ou par tout autre moyen licite ou illicite, y compris, mais sans s’y limiter, les informations relatives aux plans d’entreprise, aux plans stratégiques, aux produits ou services, aux prévisions financières, aux accords commerciaux, aux informations de facturation, aux données relatives aux clients, aux brevets, aux marques, aux modèles d’utilité et à tout autre droit de propriété intellectuelle ou industrielle ou à leurs applications (qu’ils soient enregistrés ou non), aux mots de passe informatiques, aux codes sources, aux inventions, aux processus, aux dessins et modèles, qu’ils soient graphiques ou non, à l’ingénierie, à l’ingénierie, à l’ingénierie et à la conception, modèles d’utilité et tout autre droit de propriété intellectuelle ou industrielle ou application de ceux-ci (enregistrés ou non), mots de passe informatiques, codes sources, inventions, procédés, dessins, graphiques ou non, ingénierie, publicité, budgets, prévisions financières, éléments caractéristiques des services de tous types que COPERAMA offre sur le marché, accessoires, y compris le matériel et les logiciels utilisés dans la gestion, ainsi que toute autre information que COPERAMA indique ou désigne comme confidentielle, propriété de COPERAMA ou de tiers.

Le Fournisseur ne peut accéder, utiliser ou divulguer des informations confidentielles que s’il a été dûment autorisé par écrit à le faire par le responsable de la zone ou du centre où il fournit ses services.

En cas de doute, et sauf indication contraire, les fournisseurs doivent considérer comme confidentielles les informations auxquelles ils ont accès dans l’exercice de leurs activités professionnelles.

En tout état de cause, les règles suivantes s’appliquent au traitement des informations confidentielles:

• Toutes les informations seront protégées et gardées strictement confidentielles.
• Les informations confidentielles ne seront divulguées et utilisées par le Fournisseur qu’aux fins qui lui sont assignées conformément à son contrat de travail ou à sa relation avec COPERAMA. Si le Fournisseur a besoin de l’assistance d’un tiers et qu’il est nécessaire de divulguer des informations confidentielles, le Fournisseur prendra les mesures nécessaires pour garantir que les informations sont dûment protégées, en signant à cet effet un contrat de confidentialité écrit et contraignant, assorti de toutes les garanties offertes par la loi.
• Les informations ne seront pas utilisées, en tout ou en partie, à d’autres fins que celles assignées au Fournisseur dans le cadre de son travail.
• Le Fournisseur ne divulguera pas, directement ou indirectement, les informations à des tiers.
• Les informations ne seront pas copiées, reproduites ou dupliquées, en tout ou en partie, sans l’autorisation écrite de COPERAMA.
• Le Fournisseur informera COPERAMA dans les plus brefs délais de tout traitement ou utilisation incorrects d’informations confidentielles et coopérera avec COPERAMA afin de protéger ces informations.
• Il est interdit au Fournisseur de stocker des informations relatives à COPERAMA sur des ordinateurs privés ou d’autres supports non fournis par COPERAMA.
• Dans le cas où le Fournisseur doit sortir des informations des installations de COPERAMA pour effectuer des tâches professionnelles ou inhérentes à sa relation avec COPERAMA, il doit restituer ces informations une fois que les tâches effectuées en dehors des installations ont été achevées.

Le Fournisseur évitera dans tous les cas de profiter personnellement, ou par le biais d’un intermédiaire, de toute opportunité de profit dont il aurait connaissance au cours de l’exécution de ses tâches. De même, et pour tout ce qui n’est pas prévu dans la présente section, les dispositions du Code de conduite interne de COPERAMA sur les marchés de valeurs mobilières, disponible sur le site web de la société, s’appliqueront.

• Traitement des informations

Le fournisseur doit transmettre les informations de manière véridique, complète et compréhensible. En aucun cas, le Fournisseur ne fournira sciemment des informations incorrectes, inexactes ou imprécises.

A cet égard, le Fournisseur s’abstiendra de:

• Conserver sur des supports extracomptables l’enregistrement de transactions qui ne sont pas inscrites dans les livres officiels.
• Tenir des comptabilités différentes qui, se rapportant à la même activité et au même exercice, dissimulent ou simulent la situation réelle de l’entreprise.
• Enregistrer des charges, des produits, des actifs ou des passifs qui n’existent pas ou qui ne correspondent pas à la réalité.
• Ne pas enregistrer dans les livres obligatoires les affaires, les actes, les opérations ou, en général, les transactions économiques, ou les enregistrer avec des chiffres autres que les vrais.
• Passer des écritures dans les livres comptables avec une indication erronée de leur objet.
• Utiliser et fournir de faux documents ou de fausses informations.
• Détruire délibérément des documents avant la date limite prévue par la loi.

4. Procédure de notification, de traitement et de résolution des plaintes relatives au présent Code de conduite

Étant donné que tous les fournisseurs doivent respecter le présent code et contribuer à son respect, COPERAMA a mis en place une procédure qui permet de signaler toute violation des principes contenus dans le présent code de manière confidentielle et sans crainte de représailles.

Le signalement doit être fait de bonne foi et non sur la base de simples conjectures ou suppositions. L’utilisation frauduleuse, manifestement téméraire, abusive ou de mauvaise foi absolue du Canal de plaintes peut donner lieu à l’exercice d’une action disciplinaire et/ou, le cas échéant, à l’exercice d’une action en justice de la part de COPERAMA, sans préjudice de toute action en justice pouvant correspondre à la partie affectée.

La procédure de notification et de traitement des éventuelles infractions et plaintes relatives au code de conduite sera gérée par le SVP – Senior Vice President of Audit du groupe NH (ci-après, le « gestionnaire des plaintes »).

Cette personne agira de manière indépendante et rendra compte régulièrement de son activité au comité de conformité et au comité d’audit et de contrôle du groupe NH.

Les plaintes sont de préférence soumises par voie électronique via un canal spécialement créé à cet effet, à savoir codeofconduct@coperama.com.

Le gestionnaire des plaintes analysera les informations soumises, demandera les preuves correspondantes et présentera les résultats de l’enquête au conseil d’administration de COPERAMA et au comité de conformité NH.

Pour qu’une plainte soit reçue et considérée comme valable, les éléments suivants doivent être réunis :

• Données d’identification du plaignant.
• Des arguments ou des preuves véridiques et précises à l’appui de la plainte.
• La personne ou le groupe dénoncé.

La procédure doit garantir la confidentialité à tous les stades et l’absence de représailles. Le gestionnaire des plaintes signera un accord de confidentialité qui, en cas de non-respect, pourra donner lieu à toute demande de dommages-intérêts jugée appropriée.

Les personnes qui demandent conseil ou souhaitent signaler un incident seront traitées avec respect et dignité, conformément aux principes suivants:

• Confidentialité : Les données et les déclarations sont traitées dans la plus stricte confidentialité. Conformément à la législation applicable, les rapports ne peuvent être anonymes, bien que la plus grande confidentialité soit garantie à tous les stades du processus d’enquête.

• Rigueur : les informations reçues concernant des violations potentielles du code de conduite ou de toute autre réglementation interne ou externe feront l’objet d’une enquête approfondie et complète afin de déterminer la véracité de la situation signalée.
• Respect et dignité : les personnes qui demandent conseil ou souhaitent signaler un incident seront traitées avec le plus grand respect et la plus grande dignité, et les droits fondamentaux des personnes impliquées dans des infractions potentielles seront respectés à tout moment. Avant toute évaluation des situations signalées, les tiers et/ou les employés concernés ont le droit de fournir les raisons et les explications qu’ils jugent nécessaires.
• Justification : toute décision doit être motivée, proportionnée, appropriée et tenir compte des circonstances et de l’environnement factuel.

Nous attendons des fournisseurs qu’ils agissent de manière professionnelle et dans le respect des normes d’intégrité les plus élevées. L’utilisation du canal de dénonciation doit être compatible avec cette responsabilité.

5. Acceptation du code de conduite

Tous les fournisseurs doivent accepter et approuver le présent code et le faire connaître à leurs employés. À cette fin, le fournisseur doit mettre en œuvre des processus internes afin de mettre en pratique les principes et les valeurs nécessaires pour garantir le respect d’un comportement éthique et responsable conformément au présent code de conduite.

En acceptant ce Code, le Fournisseur accepte d’être automatiquement lié aux adaptations ou mises à jour ultérieures de ce document, qui lui seront dûment communiquées.